PR là gì? Tổng quan kiến thức A-Z về PR cho doanh nghiệp

PR (Public Relations) là thuật ngữ hiện đang gây nhiều tranh cãi nhất trong các hình thức Marketing. Nguyên do là vì chưa có nhiều người thực sự hiểu rõ các kiến thức về PR, đặc biệt còn nhầm lẫn PR với Marketing và Quảng cáo. Bài viết sau đây TMO Agency sẽ chia sẻ đến bạn cái nhìn tổng quan về PR nhé!

PR là gì?

Thuật ngữ PR (Public Relations) hay Quan hệ công chúng theo lý thuyết Marketing là quá trình xây dựng hình ảnh doanh nghiệp thông qua việc gây dựng thiện cảm với công chúng.

Các kiến thức về lĩnh vực này khá đa dạng, liên quan đến Báo Chí, Marketing, Quảng Cáo, Event… Vì vậy để thực hiện một chiến dịch PR cần phối hợp rất nhiều các kênh truyền thông khác nhau, trong đó có đủ cả các kênh Online và Offline.

Những hoạt động chủ yếu trong Public Relations

Quan hệ cộng đồng và trách nhiệm xã hội (CSR)

Từ thiện và tham gia các hoạt động cộng đồng chính là một hoạt động CSR tiêu biểu trong các chiến dịch truyền thông. Từ thiện thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với cộng đồng, là cách nhanh chóng nhất giúp công chúng có thiện cảm với doanh nghiệp.

Tuy nhiên, đã là từ thiện thì nên xuất phát từ tấm lòng. Nếu quá phô trương sẽ ngay lập tức khiến hoạt động quan hệ công chúng phản tác dụng.

Xây dựng thương hiệu

Quan hệ công chúng là công cụ Marketing không thể thiếu trong quá trình xây dựng và định vị thương hiệu. Nó có khả năng giúp một thương hiệu mới nhanh chóng được biết đến, hoặc thậm chí có thể thay đổi cách nhìn về một thương hiệu đã lâu đời nào đó.

Quan hệ với khách hàng

Đa số doanh nghiệp cần kiến thức tổng quan về PR để xây dựng quan hệ với nhóm khách hàng mục tiêu. Bởi khách hàng chính là nhóm công chúng trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.

Quan hệ với Báo Chí

PR có liên quan mật thiết đến Báo Chí. Báo Chí cần nguồn thông tin từ PR thông qua các sự kiện, diễn đàn, họp báo và ngược lại. Vì vậy những người làm quan hệ công chúng cần có mối quan hệ rộng với nhiều nhà báo, phóng viên, cơ quan truyền thông đại chúng.

Quan hệ với cơ quan công quyền

Trong kiến thức tổng quan về PR, quan hệ với cơ quan công quyền gọi là hoạt động vận động hành lang (Lobby). Kỹ thuật này có  vai trò cải thiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các cơ quan chính phủ, các ban ngành, tổ chức liên quan. Đồng thời đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực quản lý của nhà nước.

Truyền thông nội bộ

Các phong trào vui chơi, gắn kết nhân viên trong công ty, xây dựng văn hóa doanh nghiệp cũng là một phần của PR. Nó được gọi là truyền thông nội bộ.

Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là hoạt động không thể thiếu trong các chiến dịch PR. Cho dù truyền thông nội bộ, PR cho chính phủ hay cho doanh nghiệp thì đều cần đến các event. Đây cũng là chiến thuật hiệu quả trong việc thu hút sự chú ý của báo giới.

Quản lý khủng hoảng

Khi các kế hoạch Marketing không đi đúng hướng, thậm chí còn để lại hậu quả xấu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh doanh nghiệp, hoạt động PR sẽ là giải pháp đưa doanh nghiệp thoát khỏi những bê bối này.

Tuy nhiên, kiến thức tổng quan về Quan hệ công chúng – Xử lý khủng hoảng rất phức tạp, đòi hỏi tầm nhìn chiến lược, sự khéo léo và nhanh nhạy của người làm PR.

Phân biệt PR với các khái niệm truyền thông khác

Phân biệt PR với Báo Chí

PR tạo ra thông tin cho Báo Chí. Nói cách khác, người làm PR sẽ giúp các nhà báo tiếp cận với nguồn tin từ doanh nghiệp. Do đó, Báo Chí đóng vai trò là một kênh truyền.

Hoạt động quan hệ công chúng đại diện cho một cơ quan, tổ chức nhất định trong khi Báo Chí là một phương tiện truyền thông đại chúng, không đại diện cho bất kỳ tổ chức nào.

Phân biệt PR với Marketing

Marketing nhắm tới khách hàng và tập trung vào lợi nhuận, doanh thu. Trong khi PR hướng tới công chúng, có thể là hoạt động phi lợi nhuận nhằm xây dựng thiện cảm với công chúng và tạo mối quan hệ đôi bên cùng có lợi.

Thực chất, khái niệm Marketing vô cùng rộng lớn và các kiến thức PR là một phần trong đó.

Phân biệt PR với Quảng Cáo

Mọi Quảng Cáo đều phải trả tiền và thường mang tính phóng đại nên không đáng tin cậy. Nếu như quảng cáo là tự nói về mình thì PR là làm cho người khác phải nói về mình. Vì vậy hoạt động PR có tính khách quan hơn nhiều so với quảng cáo.

Mặt khác, nếu quảng cáo có thể điều chỉnh được ngân sách và Target để cải thiện kết quả thì kết quả cuối cùng của PR lại rất khó kiểm soát. Nếu không có cái nhìn tổng quan về PR và kiến thức vững sẽ rất dễ dẫn đến phản tác dụng, thậm chí dẫn đến khủng hoảng truyền thông khó khắc phục.

Ưu nhược điểm của PR so với các hình thức truyền thông khác

Ưu điểm

• PR mang tính khách quan hơn với nguồn thông tin đáng tin cậy
• Thông điệp dễ được công chúng chấp nhận với sức lan truyền và tầm ảnh hưởng mạnh mẽ.
• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
• Hiệu quả bền vững và có giá trị lớn trong việc xây dựng thương hiệu

Nhược điểm

• Kết quả khó kiểm soát
• Tốn nhiều thời gian vì PR cần một quá trình dài hạn để lên kế hoạch và triển khai kế hoạch

Xét riêng trong hoạt động truyền thông doanh nghiệp, PR mang lại những giá trị tuyệt vời sau cho doanh nghiệp:

• Làm cho mọi người biết đến doanh nghiệp, hiểu về doanh nghiệp nhiều hơn và sau đó có thiện cảm với doanh nghiệp.
• Xây dựng hình ảnh và uy tín cho doanh nghiệp. Củng cố niềm tin của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
• Xây dựng tệp khách hàng trung thành với doanh nghiệp.
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với Báo Chí và chính quyền.
• Bảo vệ doanh nghiệp trước các bê bối truyền thông.
• Riêng hoạt động PR – Truyền thông nội bộ sẽ giúp gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp, tạo động lực để nhân viên làm việc hăng say và cống hiến hết mình.

Quy trình lên kế hoạch và triển khai chiến dịch PR bài bản

Phân tích tình thế

Bạn có thể sử dụng mô hình SWOT để phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đặt ra với doanh nghiệp. Kết quả phân tích này sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về PR và xác định được kế hoạch PR của mình cần bắt đầu từ đâu.

Xác định mục đích, mục tiêu

Có thể bạn không biết, mục đích và mục tiêu là hai khái niệm khác nhau.

• Mục đích là cái đích cuối cùng mà chiến dịch PR hướng đến.
• Mục tiêu là các bước cụ thể cần đạt được để có thể thực hiện được mục đích

Như vậy, mục tiêu là quá trình và mục đích là điểm đến. Mục tiêu thì có nhiều nhưng mục đích thì chỉ có một. Bạn cần phân biệt rõ hai khái niệm này để lên kế hoạch cho chiến dịch PR chuẩn nhất.

Xác định công chúng mục tiêu

Công chúng mục tiêu của PR có thể là: khách hàng, nhân viên, đối tác, đối thủ, nhà đầu tư, các cơ quan báo đài, chính phủ và chính quyền địa phương.

Chiến lược

Chiến lược là xác định thông điệp truyền thông, kênh truyền trông và tất cả những ý tưởng sẽ thực hiện trong chiến dịch PR. Đây là những đầu mục lớn mà doanh nghiệp cần triển khai để đạt được mục đích của mình.

Chiến thuật

Chiến thuật là các đầu việc cụ thể cần thực hiện để triển khai các chiến lược vừa vạch ra. Một chiến lược sẽ bao gồm rất nhiều chiến thuật khác nhau.

Lịch trình

Chiến dịch PR sẽ được triển khai trong bao lâu? Các công việc cụ thể cần thực hiện trong từng giai đoạn của chiến dịch? Thời gian biểu theo tuần, theo tháng và dealine của từng đầu việc… Tất cả sẽ được phác họa chi tiết trong bảng lịch trình.

Ngân sách

Toàn bộ ngân sách thực hiện chiến dịch PR cần được dự trù ngay từ khâu lập kế hoạch. Doanh nghiệp cần xác định được tổng ngân sách dành cho PR để cân đối ngân sách trong từng chiến thuật.

Đừng quên tính các chi phí cho nhân công, chi phí bất biến và dành 10% tổng ngân sách cho chi phí dự phòng.

Đánh giá

Cuối cùng là công đoạn đo lường kết quả dựa vào các tiêu chí cụ thể. Quá trình này sẽ giúp bạn xác định được kết quả tổng quan về PR, chiến dịch có đạt được các mục tiêu đã đề ra ban đầu hay không.

Bước đánh giá nên được thực hiện nhiều lần trong suốt quá trình triển khai chiến dịch PR marketing. Chẳng hạn như sau khi tổ chức sự kiện hoặc sau mỗi chiến lược, bạn cũng cần đánh giá để có những điều chỉnh thích hợp cho tổng thể chiến dịch.

Tạm kết

Bên trên đây là tổng quan kiến thức về PR mà TMO Agency muốn chia sẻ tới bạn. PR đích thị là công cụ Marketing khách quan và mang lại giá trị bền vững nhất cho doanh nghiệp, chính vì vậy, nếu hướng đến sự phát triển lâu dài của thương hiệu, thì đừng bao giờ bỏ sót các hoạt động PR!